6 tipov ako byť lepší v organizácii času


Cítite potrebu byť viac organizovaní a produktívnejší? Trávite svoje dni v znamení neustálej aktivity a potom sa divíte, že ste aj tak veľa neurobili? Skúsenosť s riadením času je obzvlášť dôležitá pre malých podnikateľov, ktorí sú počas dňa zamestnaní činnosťou v rôznych oblastiach. Tipy, ktoré vám prinášame, vám pomôžu zvýšiť svoju produktivitu a zostať pri tom v celkovej pohode.

Stres z nestíhania úloh totiž narobí veľa problémov. Ak chcete byť efektívnejší a produktívnejší vo svojej práci, organizácii času sa nevyhnete. Nie je to strašiak, ktorého by ste sa mali báť, je to skôr neoceniteľná pomoc. Tak ako treba mať dlhodobé ciele vo svojom podnikaní, aj denné ciele sú veľmi dôležité.

Nejde iba o naplánovanie úloh, ktoré je nutné v ďalší deň vykonať. Ide aj to, že popri tom si musíme stíhať oddýchnuť, venovať čas rodine a ešte sa aj vzdelávať tak, aby sme boli s celkovým životným smerovaním spokojní.


Prinášame vám 6 tipov, ktoré vám pomôžu organizovať si čas a tým zefektívniť svoj každodenný výkon a produktivitu:

1. Vopred sa pripravte

Dbajte na to, aby ste vopred mali pripravený pracovný zoznam na nasledujúci deň. Najlepšie je pripraviť si ho večer. Tým, že plánovanie je posledná vec, ktorú večer robíte, má mozog čas na to, aby podvedome pracoval na vašich cieľoch a plánoch.

Ráno sa prebudíte s novými nápadmi na prácu v tom dni. Má to i ďalšiu výhodu. Tým, že si svoje povinnosti na ďalší deň zorganizujete, skôr zaspíte. Častým dôvodom nespavosti býva, že človek sa pri zaspávaní snaží zabudnúť na všetko, čo ho v ďalšom dni čaká. Ako náhle si ďalší deň zorganizujete, myseľ môže pokojne zaspať.


2. Časové plánovanie

Tým, že naplánujete svoje aktivity, znížite stres a uvoľníte energiu. Prinesie vám to pocit kontroly a tým pádom môžete byť i produktívnejší. Okrem spomenutého sa zvýši aj vaše sebavedomie, to je dosť dôležitý aspekt pri podnikaní. Je potrebné si tiež ale uvedomiť, že aj keď sme skvelo organizovaní, k dispozícii máme iba 24 hodín denne. Môžeme teda zvládnuť to, čo sa zmestí do tohto rozmedzia vrátane času na oddych.

Ak si na plecia naložíte nereálne množstvo úloh, nielenže vás čaká fúra úloh, ale aj frustrácia z celého dňa kvôli nestihnutiu stanovených úloh. Je potrebné vedieť, koľko toho sa dá reálne stihnúť. Ak ste totiž frustrovaní, prenáša sa to do všetkého, čo robíte. V tom horšom prípade po dlhšej dobe prichádza väčší problém a to vyhorenie. Snažte sa preto pri organizovaní času brať na ohľad aj svoje vnútorné potreby.


3. Interný a externý hlavný čas

Každý z nás má určití rozmedzie času, kedy je najproduktívnejší. Väčšina ľudí má takýto čas práve ráno. Sú svieži, plní energie a kreatívni. Sú však aj ľudia, ktorým sa najlepšie pracuje večer. Je dôležité nájsť svoj vnútorný hlavný čas. Vtedy si môžete naplánovať najnáročnejšie úlohy.

Okrem tohto času by sme ale mali brať ohľad aj na externý hlavný čas. Tu sa rozprávame o čase, kedy sú potenciálni klienti najviac dostupní. Skúste preto skĺbiť svoj vnútorný čas a externý čas, teda čas zákazníkov.


4. Zistite, kde strácate drahocenný čas a ako to môžete zmeniť

Na to, aby ste boli v organizovaní svojho času úspešní, potrebujete vedieť, kde robíte chyby. Mali by ste preto sledovať, koľko času strávite zbytočnými činnosťami, ktoré činnosti by ste mali presunúť do rozmedzia času, kedy ste najproduktívnejší.

Ak počas dňa napríklad riešite emaily a vždy vám to ukradne nejaký čas aj sústredenie, stanovte si jednu hodinu na vybavenie správ a e-mailov. Potom vás nebudú zbytočne v mysli otravovať počas iných dôležitých činností. Takisto si dajte pozor na úplne zbytočné trávenie času. Ak viete, že máte náročný deň, vylúčte činnosti, ktoré sú naozaj zbytočné a iba narušujú vašu pracovnú disciplínu.


5. Pomôžte si s nástrojmi na riadenie času

Ak máte možnosť zadovážiť si nejaký časovač alebo softvérový program na riadenie času, určite to urobte. Pomôže vám to priebežne kontrolovať ako ste na tom s časom, či všetko potrebné stíhate a čo si ešte môžete naplánovať. Je fajn, ak vám telefón pripomenie udalosti a uľahčí tak spravovanie vášho času.

Aj keď máte deň predtým pocit, že si to zapamätáte, nenechajte to náhodu. Vplyvom časovej tiesne v danom dni môžete ľahko zabudnúť na mnoho dôležitých vecí.


6. Naučte sa zadávať úlohy

Jednou z najťažších vecí, ktoré by ste sa mali naučiť, je zadávanie úloh. Nezáleží na tom, aké veľké či malé je vaše podnikanie, je dôležité, aby ste Vy nerobili všetko. Musíte nechať aj iných ľudí znášať určité zaťaženie.

Je prirodzené, že máte pocit, že najlepšie to zvládnete práve vy, pretože veľmi dobre poznáte všetko, čo sa týka vášho podnikania. Musíte si však uvedomiť, že z dlhodobého hľadiska nebudete všetko dostatočne stíhať. Preto je dôležité naučiť sa rozdeľovať úlohy. Určte si niektoré z nich, ktoré naozaj potrebujete vykonať a ostatné rozdeľte tak, aby to všetci zvládli. Pochopiteľne, na začiatku zaškoľte podľa potreby tak, aby ste vedeli, že sa môžete spoľahnúť a nemať z toho zbytočný stres.


So svojim 24 hodinovým časom nemôžete nič viac urobiť, iba ho čo najefektívnejšie využiť. Aj keď máme pocit, že sme počas dňa naozaj vyťažení, nemusí to byť preto, že sme toho skutočne veľa urobili. Môžete to pokojne znamenať, že máme zle organizovaný čas. Celý deň robíme čosi tu a tam, no na záver dňa zistíme, že sme nestihli to, čo sme skutočne potrebovali urobiť.

Preto je potrebné okrem iného zistiť, ktoré činnosti sú v danom dni skutočne dôležité a ktoré počkajú. Aktivity si rozložte aj podľa toho, kedy máte viac energie. Ak máte pred sebou úlohy, ktoré si vyžadujú maximálnu sústredenosť, nájdite si na to prostredie, ktoré vám najviac vyhovuje.

Niekto má rád tichú pracovňu, niekto kaviarne, niekto prírodu. Hlavne musíte zistiť, čo práve vám vyhovuje. Význam tiež má, ak využívate čas, kedy na niekoho alebo na niečo čakáte. Či už je to čakáreň u zubára alebo čokoľvek iné.

Na záver by sme si však mali pripomenúť veľmi dôležitú vec. Popri práci a uvažovaní o práci nezabúdajte na svoju rodinu a na svoje potreby alebo túžby. Život vo svojej podstate nie je len o práci a vašich kariérnych snoch. Šťastie nepozostáva iba z takéhoto úspechu. Preto vnímajte všetky svoje potreby a aj potreby blízkych a prispôsobte tomu čas. Občas je dobré aj pripomenúť si, aké sú naše priority.

Veľa úspechu pri organizovaní vášho času!



Páčil sa Vám tento článok?

Zdielajte ho

Tip

Uľahčite si podnikanie


Získajte:

Viac zákaziek vďaka prístupu k aktuálnym dopytom

Priestor na prezentáciu Vašej spoločnosti na internete

Nástroj na tvorbu jednoduchých dokladov (faktúr, dodacích listov a cenových ponúk)

a mnoho iného...


Zaregistrujte sa zdarma bez akejkoľvek viazanosti alebo mesačných poplatkov


Registrácia zdarma